Mitte Januar 2024 könnten einige Unternehmen vor dem Problem stehen, dass deren Exchange Server (Mailserver) keine E-Mails mehr nach Extern versenden können. Grund hierfür ist, dass die IONOS SE die Smarthost Funktion zum 15.01.2024 einstellt.
Welche Konfigurationen sind von der Abschaltung betroffen?
Betroffen sind alle Exchange Server, welche einen Sendeconnector mit IONOS als Smarthost (smtp.ionos.de) nutzen:
Konkret bedeutet die Abschaltung am 15.01.2024, dass der Exchange Server ab diesem Datum keine E-Mails mehr an externe Empfänger schicken kann. Man muss jedoch auch dazu sagen, dass diese Art der Konfiguration schon recht veraltet ist. Vor einigen Jahren traf man eine solche Konfiguration noch öfters an. In der Regel wurden damals die E-Mails per POP3 mit einem POP2Exchange Connector (z. B. POPcon) von den Postfächern beim Provider abgerufen und dann den Empfängern am lokalen Exchange Server zugestellt. Der Versand erfolgte dann über den SMTP-Server des entsprechenden Providers. Grund hierfür war in der Regel, dass nicht jeder eine feste, öffentliche IP-Adresse hatte.
Wie kann man das anstehende Problem der Smarthost Abschaltung von IONOS umgehen?
Da die Methode des Versands über einen Smarthost veraltet ist und IONOS genau diese Funktion im Januar 2024 einstellt, sollten Sie sich nun zeitnah Gedanken um eine entsprechende Anpassung der Konfiguration machen. Vorweg: Es ist zwar möglich, weiterhin den Versand der E-Mails über einen Smarthost laufen zu lassen – empfehlenswert ist diese Variante jedoch nicht.
Direkter Empfang und Versand von E-Mails (Umstellung DNS-/MX-Eintrag auf eigene IP-Adresse)
Auch wenn der Einsatz eines Inhouse Exchange Servers immer weniger vorkommt, da Unternehmen zu Microsoft 365 wechseln, gibt es sicherlich auch Gründe auf Letzteres zu verzichten. Damit der Exchange Server in diesem Fall auch nach dem 15.01.2024 reibungslos seine Dienste verrichtet, muss dieser auf den direkten Empfang bzw. Versand von E-Mails umgestellt werden.
Benötigt wird hier mindestens eine feste, öffentliche IP-Adresse und im besten Fall auch eine entsprechende AntiSpam- bzw. AntiViren-Lösung. Der Exchange Server besitzt zwar auch von Haus aus solche Funktionen, diese sind jedoch recht rudimentär gehalten. Wir empfehlen daher eine entsprechende Appliance oder Software-Lösung (beispielsweise von Securepoint oder Sophos).
Umstieg zu Microsoft 365
Alternativ können Sie sich auch von Ihrem lokalen Exchange Server trennen und einen Umstieg zu Microsoft 365 (inkl. entsprechender Cloud AntiSpam- und AntiViren-Lösung) in Erwägung ziehen. In diesem Fall benötigen Sie keine feste IP-Adresse, da der Empfang und Versand der E-Mails komplett über die Server von Microsoft abgewickelt wird.
Ein weiterer Vorteil ist, dass sich Ihre IT-Abteilung bzw. Ihr IT-Dienstleister nicht mehr um den recht aufwändigen Betrieb eines Exchange Servers kümmern muss. Hinzu kommt, dass ein Mailserver immer über das Internet erreichbar ist und somit stets mit den aktuellsten Updates versorgt werden muss. Dieser “Umstand” entfällt bei Microsoft 365, da der Anbieter in diesem Falle für die entsprechenden Sicherheitsupdates verantwortlich ist.
Nutzung eines Cloud AntiSpam Anbieters
Eine weitere Möglichkeit ist, einen Cloudbasierten AntiSpam Anbieter zu nutzen. Denn solche Anbieter bieten oftmals genau eine solche Smarthost Funktion an, welche nun von IONOS abgeschaltet wird.
Einsatz eines anderer Smarthosts
Die letzte Möglichkeit ist, einen anderen Smarthost-Anbieter einzusetzen. Dies ist jedoch in der Regel mit weiteren Kosten verbunden. Hinzu kommt, dass diese Art der Konfiguration veraltet ist und wenn möglich nicht mehr zum Einsatz kommen sollte.
Fazit
Wie Sie sehen, gibt es mehrere Möglichkeiten, das anstehende Problem zu lösen. Unserer Erfahrung nach ist ein Wechsel zu Microsoft 365 in der Regel die bessere und vor allem bequemere Variante. Sollten Sie Hilfe bei der Auswahl der für Sie passende Option oder bei der Umsetzung haben, stehen wir Ihnen natürlich gerne zur Seite. Nehmen Sie hierzu einfach Kontakt zu uns auf – wir freuen uns schon jetzt auf Ihren Anruf bzw. Ihre E-Mail.
Update vom 15.12.2023
IONOS hat auf den eigenen Hilfeseiten die Sachlage ein wenig konkretisiert. Hier heißt es, dass ab dem 15.01.2024 nur noch E-Mails mit der eigenen Domain (z. B. @interix-systeme.de), welche auch bei der Smarthost Authentifizierung verwendet wird, über das Relay versendet werden können. E-Mails mit anderen Domains (z. B. @gmail.com) werden mit dem Fehlercode Sender address is not allowed abgelehnt. Nichtsdestotrotz sollten Sie, falls Sie eine solche Konfiguration im Einsatz haben, in Zukunft über eine Umstellung oder Migration zu Microsoft 365 nachdenken.
Update vom 09.04.2024
Ein weiteres Problem ist, dass (alle) Mailserver bestimmte Nachrichten RFC-konform mit einem leeren Absender versenden. Dies betrifft beispielsweise Unzustellbar-Nachrichten (NDR) oder Abwesenheitsbenachrichtigungen. Auch diese Mails werden von IONOS mit dem Fehlercode address is not allowed abgelehnt.